Automatização Inteligente

Seus resultados refletem os seus processos de atendimento e comunicação com seus clientes. Tendo isto em mente, responda: Sua empresa tem dado um atendimento satisfatório ao seu público? Falta algo para melhorar?

Se está à procura das novas tendências sobre tecnologia e encontrou este artigo, queremos te dizer que você está no lugar certo para se atualizar. Talvez sua primeira dúvida ou incerteza seja: O que é automação inteligente?

A automação inteligente, também conhecida como automação cognitiva, envolve o uso de tecnologias avançadas como a inteligência artificial (IA), que visa simplificar e aprimorar a capacidade de tomada de decisões nas organizações.

A nova era de automação tecnológica tem revolucionado a forma como as empresas operam, trazendo eficiência e inovação para diversos setores. A automação de processos repetitivos e manuais permite que as empresas reduzam custos operacionais e minimizem erros humanos que geralmente podem ocorrer, resultando em maior produtividade e qualidade nos serviços prestados.

Tecnologias como inteligência artificial, machine learning e robótica têm sido integradas em áreas como atendimento ao cliente, manufatura, logística e recursos humanos, automatizando tarefas desde o processamento de dados até a interação com clientes através de chatbots. Essa transformação permite que os colaboradores se concentrem em atividades estratégicas e criativas, agregando mais valor à organização.

Agora que demos uma visão geral sobre o que é essa automatização inteligente, vamos aprender neste artigo dá Mais Voip sobre as ferramentas que usam deste recurso, como utilizá-las e quais benefícios as mesmas podem trazer para o seu negócio.

Sinais que Indicam a Necessidade de Automação

Quando o “reclame aqui” do SAC de sua empresa está mais cheio que sua caixa de elogios e após análises você descobre que tais reclamações e saídas são por causa do modo de atendimento que sua empresa tem adotado, é um claro sinal de que é hora de reconsiderar e modernizar sua abordagem.

A automação pode ser a solução para esses problemas, proporcionando uma experiência de atendimento ao cliente mais eficiente, rápida e satisfatória.

“Como posso fazer uma análise dessas e descobrir se o atendimento de minha empresa está sendo bem executado ou não?”

Pensando nisto, a Maisvoip separou aqui alguns dados que podem ser estudados:

Volume Alto de Chamadas/Mensagens:
- Se sua equipe está sobrecarregada com o volume de chamadas, e-mails ou mensagens, e os clientes estão enfrentando longos tempos de espera.
Erros Frequentes e Inconsistência:
- Se você notar que os clientes estão recebendo informações inconsistentes ou que ocorrem erros frequentes em processos repetitivos.
Baixa Satisfação do Cliente:
- Feedbacks negativos frequentes sobre o tempo de resposta, resolução de problemas ou experiência geral de atendimento.
Custos Operacionais Elevados:
- Se os custos para manter uma grande equipe de atendimento estão impactando significativamente o orçamento da empresa.
Falta de Disponibilidade Fora do Horário Comercial:
- Se a sua empresa não consegue oferecer suporte fora do horário comercial e isso está afetando a satisfação do cliente.
Dificuldade em Escalar:
- Se a sua empresa está crescendo rapidamente e você encontra dificuldades em escalar o atendimento ao cliente de maneira eficiente.

Vire a Chave

Um dos maiores desafios de uma empresa é admitir que precisa aderir a novas tecnologias porque o modo que se trabalha já não corresponde mais com o público atual.

Muitos gestores relutam em mudar devido ao medo do desconhecido ou à resistência interna, mas ignorar essa necessidade de evolução pode levar à estagnação e até mesmo à perda de clientes.

Passos para Implementar a Automação

1. Análise e Planejamento

Antes de iniciar qualquer processo de automação, é importante realizar uma análise detalhada do atendimento atual da sua empresa. Isso inclui:

Identificação de Pontos Fracos: Examine as áreas onde seu atendimento ao cliente apresenta falhas ou ineficiências. Isso pode incluir longos tempos de espera, alta taxa de erros humanos, ou falta de padronização nas respostas.
Mapeamento de Processos: Documente todos os processos de atendimento ao cliente para entender como eles funcionam atualmente. Isso ajuda a identificar etapas redundantes que podem ser eliminadas ou simplificadas.
Definição de Objetivos: Determine quais melhorias específicas você deseja alcançar com a automação. Isso pode incluir redução de custos, melhoria na satisfação do cliente, aumento na eficiência do atendimento, etc.

2. Escolha das Ferramentas

A escolha das ferramentas de automação deve ser alinhada às necessidades específicas da sua empresa. Mais adiante, iremos te apresentar de maneira mais clara sobre cada uma de nossas soluções de comunicação que poderão automatizar seu atendimento ao cliente.

Você também pode conhecer mais sobre elas aqui.

3. Treinamento da Equipe

A implementação de novas tecnologias requer que a equipe esteja bem preparada para utilizá-las. Os passos incluem:

Treinamento Técnico: Ensine a equipe a usar as novas ferramentas, explicando suas funcionalidades e benefícios.
Simulações e Testes: Realize simulações e testes para que a equipe pratique em um ambiente controlado antes de usar as ferramentas em situações reais de atendimento ao cliente.
Feedback Contínuo: Crie canais para que a equipe possa dar feedback sobre o uso das ferramentas, identificando dificuldades e sugerindo melhorias.

4. Implementação Gradual

A implementação da automação deve ser feita de maneira gradual para garantir uma adaptação suave e eficaz. Comece automatizando processos simples que não causam grande impacto caso ocorram falhas, como respostas a perguntas frequentes. Monitore de perto o desempenho durante cada fase, corrigindo problemas rapidamente.

À medida que a equipe se adapta e os processos automatizados mostram resultados positivos, expanda a automação para áreas mais complexas do atendimento.

5. Monitoramento e Ajustes

Após a implementação, o monitoramento contínuo é essencial para garantir que as ferramentas estejam funcionando conforme o esperado. Defina e acompanhe indicadores chave de desempenho (KPIs) para avaliar a eficácia da automação, como tempo de resposta e satisfação do cliente. Colete feedback diretamente dos clientes para identificar áreas de melhoria e esteja preparado para fazer ajustes nas ferramentas conforme necessário, garantindo uma operação eficiente e um atendimento de alta qualidade.

Ferramentas de Automação da Maisvoip

Tomando a decisão que você deseja automatizar seus processos de atendimento em seu negócio, confira aqui as nossas principais soluções que poderão te ajudar com isto:

Discador Automático

O Discador Automático é uma ferramenta poderosa para equipes de vendas e suporte. Como seu próprio nome diz, ele automatiza a discagem de números de telefone, eliminando o tempo ocioso entre chamadas. Além disso, pode filtrar chamadas que caem em caixas postais, números desconectados ou ocupados, permitindo que os agentes se concentrem apenas em conversas produtivas.

Os benefícios do Discador Automático incluem:

Aumento da produtividade: Agentes passam mais tempo falando com clientes e menos tempo discando números.
Redução de erros: A discagem automatizada elimina erros humanos comuns na discagem manual.
Melhoria na gestão de tempo: Com o sistema de priorização de chamadas, é possível focar em leads mais quentes e resolver problemas urgentes rapidamente.

URA Reversa

A URA Reversa, ou Unidade de Resposta Audível Reversa, é uma tecnologia inovadora que permite que os clientes recebam chamadas automáticas com menus de voz interativos. Ao contrário da URA tradicional, onde o cliente liga para a empresa, na URA Reversa é a empresa que entra em contato com o cliente. Esta tecnologia é especialmente útil para confirmações de agendamento, cobranças e pesquisas de satisfação.

Os principais benefícios da URA Reversa incluem:

Engajamento proativo: A empresa toma a iniciativa de entrar em contato com o cliente, melhorando a experiência do cliente e resolvendo questões rapidamente.
Economia de tempo: Processos como confirmações e lembretes são automatizados, liberando os agentes para tarefas mais complexas.
Personalização e interatividade: Com menus de voz personalizados, os clientes podem resolver suas questões de forma eficiente, sem necessidade de falar com um agente.

Maiszap

O Maiszap é uma ferramenta de automação para o WhatsApp, integrando a popular plataforma de mensagens com os sistemas da empresa. Com o Maiszap, é possível automatizar respostas, gerenciar conversas e até mesmo enviar mensagens em massa para campanhas de marketing.

Os benefícios do Maiszap são:

Acesso instantâneo: Clientes podem entrar em contato com a empresa de forma rápida e fácil através do WhatsApp, um canal que já estão acostumados a usar.
Automação de respostas: Respostas automáticas para perguntas frequentes economizam tempo dos agentes e melhoram a satisfação do cliente.
Integração com CRM: Todas as interações podem ser registradas e analisadas, proporcionando insights valiosos para estratégias de marketing e atendimento.

Considerações Finais

Está na hora de sair do passado e oferecer aos seus clientes o melhor atendimento possível. Com as nossas ferramentas de Discador Automático, URA Reversa e Maiszap, sua empresa pode transformar operações, economizar tempo e recursos, além de proporcionar uma melhor experiência ao cliente.

Um Caminho de Mais Automatização

Ansioso para integrar as nossas soluções em seus processos de atendimento? Pronto para levar sua empresa ao próximo nível com a automação inteligente? Entre em contato conosco e descubra como implementar essas tecnologias na sua operação.

Transforme sua empresa hoje mesmo com a Maisvoip! Fale com um de nossos Especialistas para saber mais. Obrigado por ter chegado até aqui!

–

Gostou do conteúdo? Não deixe de nos acompanhar em nosso Instagram